Blog_Manuelle Zeiterfassung
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Warum die manuelle Zeiterfassung in Excel Kosten verursacht

Noch immer werden Personaldokumente in Aktenschränken verstaut, Urlaubsanträge auf Papier ausgefüllt und verarbeitet, Arbeitszeiten auf Papier oder in Excel dokumentiert. Eine ungeheuer zähe und vor allem zeitintensive Angelegenheit, die mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden ist. Die Arbeitskraft wird unnötig für wiederkehrende, unnötige und nicht-wertschöpfende Tätigkeiten verschenkt. Und das obwohl bereits flexible Softwarelösungen bereits eine Automatisierung dieser Prozesse ermöglichen.

Arbeitszeiterfassung? Machen wir kostenfrei in Excel!

Die Dokumentation von geleisteten Arbeitsstunden in der Tabellenkalkulation geht vermeintlich schnell von der Hand. Doch bei näherer Betrachtung zeigt sich, dass die vermeintlich kostengünstige Lösung ganz schnell zum Kostentreiber werden kann. Häufig vernachlässigt werden die Aspekte

  • Aufwand der manuellen Erfassung
  • Rundung durch die Mitarbeiter
  • sowie Nachkalkulation im Back-Office

In der Summe kommen schnell etliche Arbeitsminuten zusammen, die sich mit beispielweise bei einem kalkulatorischen Stundensatz von 40,00 € in einem Unternehmen mit 500 Mitarbeitern zu einem Kostenblock von mehr als 3.500,00 € aufsummieren - pro Tag!

 

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Durch die Einführung eines digitalen Zeiterfassungssystems können Arbeits- und Pausenzeiten innerhalb von Sekunden mit einem Klick über unterschiedliche Kanäle bequem und minutengenau erfassten werden. Hier entfällt nicht nur der die Rundung bei der Erfassung, sondern auch die Nachkalkulation, da die Software diese Aufgabe übernimmt. Schlankere und automatisierte Prozesse entlasten die Personalverantwortlichen. Feste oder individuelle tages- und wochenspezifische Zeitpläne, die in der Software hinterlegt werden, erlauben Verantwortlichen mehr zu planen und zu steuern, und weniger Routineaufgaben erledigen zu müssen.

Eine leistungsfähige Lösung bietet dabei weit mehr als die klassische digitale Stempeluhr: Arbeitszeitmodelle, Pausenzeiten, Abwesenheiten, Kernarbeitszeiten, Gleitzeitmodelle sollten sich individuell umsetzen lassen. Auch Zuschläge können von einer modernen Softwarelösung ohne aufwendige manuelle Nachkalkulation automatisch berechnet werden.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten die wichtigsten Informationen in einem Employee Self Service (ESS) eigenständig und auf einen Blick erfassen können. So kommen Nachfragen zu Urlaubsansprüchen und Gleitzeitstand erst gar nicht auf, da alle Informationen für die Beschäftigten jederzeit transparent einsehbar sind.

Urlaubsanträge auf Papier? Haben wir schon immer so gemacht!

Die Digitalisierung ändert die gesamte Arbeitswelt. Arbeitsplätze und Organisationen werden zunehmend digitaler, mobiler und flexibler. Durch die Corona-Krise ist diese Thematik in den Mittelpunkt gerückt und führt vielen Unternehmen die Notwendigkeit der Digitalisierung vor Augen: Vom Büro ins Home Office innerhalb weniger Tage. Für viele Unternehmen und Personalverantwortliche eine große Herausforderung. Die Ablösung ineffizienter manueller Prozesse durch die Implementierung smarter technologischer Lösungen ist nicht nur für dezentrale Arbeitsstrukturen der Schlüssel zum Erfolg.

Besonders drastisch hat sich dies im Bereich Antragswesen gezeigt: Viele Unternehmen waren in der Corona-Pandemie nicht mehr in der Lage, papierbasierte Prozesse, wie beispielsweise einen Gleitzeitantrag, unter Remote-Work-Bedingungen abzubilden. Wer bereits ein modernes HR-Tool für deine HR-Prozesse implementiert hatte, konnte dieses ortsunabhängig und ohne aufwendige Änderungen weiter nutzen.

Durch flexibel definierbare Workflow-Funktionen können HR-Prozesse automatisiert und Mitarbeiter eingebunden werden. Digitale Anträge für Urlaub, Gleitzeit, Dienstreise, Fortbildung oder Buchungskorrekturen können von den Mitarbeitern digital in einer intuitiven Oberfläche gestellt werden. Diese, welche einen ein- oder mehrstufigen Freigabeprozess durchlaufen.

Ein Beispiel aus der Praxis: Statt den Urlaubsantrag händisch zu stellen, wählt der Mitarbeiter seinen Urlaub über eine Weboberfläche oder in der App aus und sieht gleichzeitig seinen Resturlaub, der Antrag landet mit einem Klick bei seiner Vorgesetzten, welche den Urlaub dann freigeben kann und dieser automatisch eingetragen wird. Anschließend bekommt der Mitarbeiter eine Rückmeldung per E-Mail sowie im Mitarbeiterportal oder seiner App. Zusätzlich können Urlaubsvertreter bestimmt und mit in den Workflow-Prozess eingebunden werden.

 

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